Jeder, der an der Entwicklung einer Website oder Software beteiligt war, kennt die Schwierigkeite: Die Anforderungen und Ansprüche des Kunden sind eine Seite der Medaille; die andere sind die Programmieranforderungen. Dennoch überspringen fast 90% oder mehr der Unternehmen die wichtigsten Phasen in einem Web-Entwicklungsprojekt. Die Folgen sind schwerwiegend für alle Beteiligten.

In diesem Teil möchte ich mehr über die Leistungsfähigkeit und die Vorteile von technischen Spezifikationen in jedem Web- und Softwareentwicklungsprojekt eingehen. Viele Organisationen wissen jedoch nicht, was eine technische Spezifikation ist und wie sie erstellt werden. Wenn Sie jedoch erst einmal auf den Geschmack von technischen Spezifikationen gekommen sind, können Sie sich ein Web- oder Softwareprojekt ohne nicht mehr vorstellen – egal wie groß oder klein das Projekt auch sein mag. Aus gutem Grund: Technische Spezifikation sind einer der stärksten Erfolgsfaktoren in der Web- und Softwareentwicklung.

Die technischen Spezifikationen befinden als Phase sich zwischen Design und Programmierung, wie in diesem beispielhaften Prozess dargestellt:

1. Wireframing
2. Mockup/Design
3. Tech Specs
4. Programmierung

Sobald das Design vom Kunden genehmigt wurde, machen viele Organisationen den Fehler, direkt in die Programmierung überzugehen, d. h. die Erstellung der Website oder Software gemäß den Spezifikationen des Designs oder des Mockups. Auf diese Weise wird die sehr wichtige Phase, und zwar “technische Spezifikationen” übersprungen. Technische Spezifikationen geben an, nach welchen Grundsätzen und Regeln die im Entwurf festgelegten Anforderungen in Code übertragen werden sollen. Es ist eine Art von Pflichtenheft, die Page für Page und Element für Element festlegt, wie eine Website oder Software programmiert werden soll.

Wer erstellt technische Spezifikationen?

Die Entwickler von technischen Spezifikationen (oft abgekürzt als Tech Specs oder einfach nur Specs) sind meist ausgebildete Software-Ingenieure in Manager-Positionen, die sich während des gesamten Prozesses allen Herausforderungen des Projekts bewusst sind.

Zunächst müssen sie die Anforderungen des Kunden und die ausgearbeiteten Lösungen kennen. Darüber hinaus muss der Ersteller mit UX/UI (UX/UI ist eine wissenschaftliche und praktische Fachdisziplin, die sich über Nutzererwartung und Benutzeroberfläche beschäftigt) und der Programmierung vertraut sein. Er oder sie muss über die notwendigen technischen Kenntnisse verfügen, um alle Anforderungen so gestalten zu können, wie sie 1:1 in Code umgesetzt werden können.

Ohne technische Spezifikationen

Viele Agenturen und Unternehmen arbeiten ohne technische Spezifikationen und springen vom Mockup/Design direkt in den Programmierungsprozess. Solche Ansätze werden häufig in Organisationen beobachtet, in denen keine oder nicht optimale Web- oder Softwareentwicklungsprozesse vorhanden sind. In vielen Fällen handelt es sich um Organisationen mit geringen technischen Kenntnissen oder fehlender Ausbildung.

Fast alle Organisationen, die keine technischen Spezifikationen einsetzen, haben ebenfalls keine separate Entwicklungsabteilung oder es fehlt an qualifizierten Fachleuten wie Software-Ingenieuren oder Software-Managern. Diejenigen, die Web- oder Softwareprojekte ohne technische Spezifikationen initiieren, haben während des gesamten Prozesses häufig mit vielen oft unnötigen Herausforderungen, Hindernissen und Problemen zu kämpfen.

Im Folgenden möchte ich die Bedeutung und Vorteile und damit die gebündelte Kraft der technischen Spezifikationen erläutern.

Vorteile von technischen Spezifikationen

Insgesamt sind 7 Vorteile von technischen Spezifikationen zu nennen:

7. Kompromisse bei der Programmierung
   Wenn ein Projekt keine technischen Spezifikationen hat und direkt nach der Entwurfsphase an den Programmierer übergeben wird, wird dem Programmiererteam viel Interpretationsspielraum gegeben. Der Programmierer versteht nicht nur viele Dinge falsch, sondern ein solcher Prozess sorgt auch für Frust und Beschwerden beim Programmierer selbst.

   Die im Design vorgestellten Funktionen und Elemente können sich als zu zeitaufwändig und für den Programmierer als überhaupt nicht realisierbar herausstellen. Dies kann zu vielen Ausweichungen führen, die das Projektteam auf mühsame Weise mit dem Programmierer aushandeln muss. Denn ohne einen Softwareentwickler als Mittelsmann, der die technischen Spezifikationen erstellt hat, kann der Programmierer nun viele der gewünschten Funktionen aus eigener Entscheidung heraus und ohne Absprache für nichtig oder umständlich erklären. Grundsätzlich wird einem Programmierer ohne technische Spezifikation die Oberhand über das Projekt übergeben. Da das Designteam nicht immer versteht, was technisch möglich ist und was nicht, ist es jetzt das Wort des Programmierers gegen alle anderen.

   Das Ergebnis des Web- oder Softwareprojekts ohne technische Spezifikationen sind eine Menge vernachlässigter Funktionen und Ausweichmethoden. Die Ergebnisse sind oft nicht das, was Sie sich vorgestellt haben. Unzufriedenheit ist fast unvermeidlich. Darüber hinaus sieht sich das Management-Team in einer Situation, in der es dem Kunden erklären muss, warum bestimmte zuvor besprochene oder versprochene Funktionen jetzt anders aussehen oder gar nicht implementiert wurden. Ohne Tech Specs ist es im Grunde dem Glück überlassen, wie gut die Ergebnisse des Programmierers am Ende aussehen. Technische Spezifikationen beschreiben die Anforderungen und schaffen Klarheit darüber, welche Ergebnisse zu erwarten sind.

   Ein Web- oder Softwareprojekt mit technischen Spezifikationen kann die Anforderungen ohne Kompromisse direkt an den Programmierer weitergeben. Die technischen Spezifikationen sprechen mit dem Programmierer, und er/sie muss auch keine Zeit damit aufwenden, auf Hindernisse und Schwierigkeiten einzugehen, da diese idealerweise dort berücksichtigt und erläutert werden.

8. Kostenoptimierung
   Idealerweise berücksichtigen technische Spezifikationen in der Regel Entwicklungskosten sowie zusätzliche Lizenzen für Softwaretools, APIs und mehr. Sie enthalten zwar keine konkreten Zahlen wie Kosten, sie beschreiben jedoch alle technischen Anforderungen so, dass alle erwarteten Kosten und Aufwendungen nachvollziehbar sind. Somit weiß man bereits vor der Übergabe an das Programmiererteam, wie hoch der Aufwand sein wird.

   Im Gegensatz zu einem Projekt ohne technische Spezifikationen, kann der Programmierer während der Programmierungsphase zusätzliche Kosten und Aufwände von sich heraus ins Spiel. Da der Programmierer im Grunde kein Projektmanager ist, können solche Bemühungen oft willkürlich auftreten. Ausgearbeitete technische Spezifikationen sorgen für eine gute Kostenkontrolle, und vermeiden gleichzeitig unnötige Reibungen zwischen dem Kunden, dem Projektmanagement und dem Programmierteam.

9. Kommunikation
   Auf dem ersten Blick scheint der Web- oder Softwareentwicklungsprozess einfach zu sein: Wenn das Design fertig ist, können Sie es dem Programmierer sorglos übergeben. Ein solcher Prozess ist jedoch aus wirtschaftlicher Sicht kurzsichtig.

   Die Zeit, die zwischen Programmierern und dem Rest des Teams geopfert wird, wird oft unterschätzt. Die Rechnung ist hierbei einfach: Zählen Sie die Zeit für alle Kommunikationsbemühungen ab dem Zeitpunkt, an dem Sie das Design an den Programmierer übergeben haben, bis zu dem Zeitpunkt, an dem es fertiggestellt wurde. Erst dann würde klar, wie viel Zeit für Besprechungen, E-Mails und zusätzliche Erklärungen aufgewendet wurde. Nur eine einzige Frage des Programmierers kann den Projektmanager mehrere Stunden beschäftigen und auch zu weiteren internen Besprechungen führen. Kein Wunder also, dass Unternehmen ohne Kommunikationssteuerung den Wert von solchen etablierten Prozesse in der Web- oder Softwareentwicklung nicht verinnerlicht haben.

   Technische Spezifikationen sind unglaublich gute Kommunikationsmittel. Wenn sie gut erstellt wurden, eliminieren Sie eine Menge Rückfragen des Programmiererteams. Mit Tech Specs wird die Kommunikation reduziert, was das gesamte Team entlastet. Die Erstellung erfordert auch wesentlich weniger Zeit als die Kommunikation, die notwendig wird, als wenn keine vorliegen.

   Technische Spezifikationen sind somit wahre Wunder in Bezug auf Kosteneinsparungen bei der Kommunikationssteuerung in der Web- und Softwareentwicklung.

10. Rechtliche Aspekte
    Technische Spezifikationen sind rechtliche Dokumente und Lieferungen, die dem Kunden ebenfalls vorzulegen sind. Sie zeigen nicht nur die Professionalität des Prozesses, sondern erfordern auch die Zustimmung des Kunden. Wenn beispielsweise bestimmte im Entwurf umrissene Anforderungen nicht erwähnt werden, hat der Kunde jetzt die Möglichkeit, Bedenken zu äußern, bevor sie in die Programmierungsphase gehen.

    

    Jeder, der jemals ein Projekt ohne technische Spezifikationen leiten musste, hat diese Qualen erlebt: Nach der Programmierung ist der Kunde nicht zu 100% zufrieden, da die Anforderungen nicht vollständig umgesetzt wurden. Da die Programmierung die kostspieligste Phase des Projekts ist, können nachträgliche Überarbeitungen mit unerwarteten hohen Kosten zur Buche schlagen.

    Letztendlich ist ein langwieriges Gespräch mit dem Kunden erforderlich, um zu erklären, warum bestimmte Funktionen und Merkmale unterschiedlich sein mussten oder gar ausgelassen wurden. Dies verursacht normalerweise auch ein internes Problem. Sollen die zusätzlichen Aufwände dem Kunden in Rechnung gestellt werden, oder ist die Agentur in der Pflicht, weil diese im Design so versprochen wurden? All diese Probleme können vermieden werden, wenn dem Kunden vorab die technischen Spezifikationen vorgelegt werden.

    Neben den Wireframes und Designs sollten die Spezifikationen vom Kunden genehmigt werden. Es ist die Pflicht des Dienstleisters eng mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und den Inhalt der technischen Spezifikationen zu erläutern. Darüber hinaus stärkt eine solche Transparenz letztendlich die Beziehung zum Kunden noch mehr. Hier in den USA sagen wir “Over-communicate. It’s better to tell someone something they already know than to not tell them something they needed to hear.” Vom Sinn her bedeutet das:

    Lieber zu viel mit dem Kunden kommunizieren, als zu wenig.

11. Höhere Qualität
    Die technischen Spezifikationen können für jedes Programmierteam unabhängig von der Größe eingesetzt werden. Ihr Einsatz wird auch auch implizit für einzelne Programmierer und Offshore-Programmiererteams empfohlen.

    Jeder, der jemals mit Programmierern zusammengearbeitet hat, weiß, dass sie im gesamten Projektmanagement ihre eigene Vorstellungen und Werte haben. Oft spielen sie auch eine eher abgeschottete Rolle im Prozess und sogar im gesamten Unternehmen. Diese Einstellung lässt sich selbst mit strengen Vorschriften und Richtlinien kaum ändern — und diese Probleme scheinen auch in einer gesunden Unternehmenskultur unvermeidlich zu sein.

    Tatsache ist, dass Programmierer eine eigene Spezies sind und in einer Welt leben, die für andere oft unverständlich ist. Um Programmierer anzusprechen, muss man ihre “Sprache” und “Kultur” verstehen und kennen. Wenn die Kommunikation und Anweisungen von Nicht-Experten erfolgen, führt dies zu einer Fehlkommunikation, einer geringeren Anerkennung durch den Programmierer und folglich zu weniger kompetenter Leistung.

    Technische Spezifikationen dienen als Zwischenhändler. Sie sprechen mit dem Programmierer und geben Anweisungen, die der Programmierer versteht und auch anerkennt. Dank gut formulierter technischer Spezifikationen können Programmierer die gestellten Anforderungen besser erkennen. Projekte mit Tech Specs-holen das Beste aus dem Programmierer heraus.

12. Qualitätskontrolle
    Tech Specs sind ebenfalls das perfekte Werkzeug, um die Ergebnisse auf die Probe zu stellen. Mit den technischen Daten in der Hand ist es für einen Projektmanager einfach, fehlerhafte oder fehlende Elemente, Funktionen und Merkmale zu identifizieren. Da in der Qualitätssicherung die gesamten Funktionalitäten Punkt für Punkt beschrieben werden, müssen diese Punkte nur nacheinander überprüft werden.

    Der Projektmanager kann auch auf die entsprechenden Stellen hinweisen. Wenn zum Beispiel bestimmte Punkte auf Seite 40 der Tech Specs nicht wie beschrieben implementiert wurden, ist ein Hinweis auf die jeweilige Seite des Dokuments ausreichend. Auch hier bleiben immense Kommunikationsaufwendungen und Erklärungen erspart.

13. Unabhängigkeit
    Ohne technischen Spezifikationen kann es ziemlich umständlich sein, einem Programmierteam oder einem einzelnen Programmierer die Idee, die Anforderungen und die Funktionen der Software zu erläutern. Normalerweise ist dieser Punkt einer der anstrengendsten Prozesse in einem Softwareprojekt. Dieser erste Schritt bestimmt auch den Kurs in Bezug auf Motivation, Stimmung und Atmosphäre im gesamten Projekt.

    Missverständnisse in dieser Phase verursachen zum einen viele Verzögerungen und Kosten im späteren Projektverlauf. Wenn andererseits die Idee und Vision nicht mit Enthusiasmus und Hingabe erklärt wurden, sind die Endergebnisse der Software möglicherweise nicht so gut wie erwartet.

    Diese einfache Psychologie kann ich für jedes Projekt bestätigen, mit der ich je etwas zu tun hatte: Je weniger Hingabe in der Beschreibung, desto weniger Hingabe kann von dem Programmierer erwartet werden. Es ist relativ simpel: Warum würde sich jemand über Ihr Projekt freuen, wenn Sie selbst nicht davon begeistert sind? Der Projektmanager erntet das, was er sät.

    Jeder Software-Projektmanager kann ein Lied darüber singen, wie wichtig und zeitaufwendig es ist, einem Programmierer in ein neues Projekt zu integrieren. Daher bleiben viele Software-Projektmanager in der Regel bei dem Team, mit dem sie jahrelang oder sogar jahrzehntelang zusammengearbeitet haben. Trotzdem verfügen einige Programmierer möglicherweise nicht über die vollständigen Anforderungen für dieses Projekt. Software-Projektmanager arbeiten in der Regel mit Programmierern zusammen, mit denen sie sich verstehen, anstatt nach neuen Experten Ausschau zu halten, da die Einführungsphase so beschwerlich ist. Aus meiner persönlichen Erfahrung habe ich viele Projekte erlebt, bei denen das Projektmanagement sich eher mit schlechteren und inkompetenten Programmierern abgegeben hat,  weil es aufgrund der langen Geschäftsbeziehung einfacher war zu kommunizieren. Ein Kompromiss, der auf Bequemlichkeit zurückzuführen ist.

    Ein Tech Spec kann jedoch mehr als 80% dieser Belastung vom Software-Projektmanager abnehmen. Mit einer gut ausgearbeiteten technischen Spezifikation müssen Sie nicht befürchten, jemandem in ein neues Projekt einzuführen. Theoretisch können Sie die technischen Spezifikationen einfach an 10 verschiedene Programmierer vorlegen und fragen, welcher die Aufgabe bereit ist zu übernehmen. Wenn ein Programmierer die technischen Spezifikationen in der Hand hält, weiß er bereits, worum es bei dem Projekt geht. Als nächstes müssen Sie lediglich einige der offenen Fragen klären, die möglicherweise aufgetaucht sind, und können den Rest der Zeit dazu nutzen, um über das Wetter zu plaudern. Denn bis dahin hätten sich die technischen Spezifikationen um den Rest gekümmert. Dieser Prozess macht sie außerdem nicht abhängig von einem Programmierer. Sie können auf diese Weise jederzeit neue Programmierer in das Projekt einbinden.

Fazit

Wer möchte nicht ein Web- oder Softwareprojekt managen, das möglichst wenig Hindernisse, Kommunikationswege, Kosten und Kompromisse verlangt und ein optimales Ergebnis liefert? Was wie eine Unmöglichkeit erscheint, kann durch technische Spezifikationen realisiert werden.

Die Fähigkeit ein solches Dokument zu erstellen, erfordert jahrelange Kenntnisse in der Softwareentwicklung. In kleinen Organisationen wie kleineren Web- oder Softwareentwicklungsagenturen sind technische Spezifikationen meist unbekannt.

Übrigens: Jedes noch so kleine Web- oder Softwareprojekt bei blue media wird immer mit technischen Spezifikationen durchgeführt. Nach mehr als 23 Jahren Softwareentwicklung haben wir einige Kenntnisse in unserem Repertoire, die uns von anderen Anbietern abheben.